ارسال و دریافت نامه‌های اداری از طریق خطوط تلفن توسط دستگاهی به نام فکس انجام می‌شود. عملکرد دستگاه فکس به این صورت است که نامه‌های اداری یا هرگونه نوشته‌ای که می‌خواهید ارسال کنید به کدهایی مناب جهت ارسال به واسطه خط تلفن تبدیل می‌کند. در واقع نوشته‌ها در دستگاه فکس مبدأ به کدهای قابل ارسال با خط تلفن و در دستگاه فکس مقصد از حالت کد خارج و به صورت نوشته تبدیل می‌شود. بهتر است قبل از خرید دستگاه فکس، با انواع مدل‌ها و کارایی آن آشنا شده سپس نسبت به خرید اقدام کنید. در ادامه به بررسی کلی انواع دستگاه فکس می‌پردازیم، با رایابان همراه باشید.
دستگاه فکس لیزری
دستگاه‌های فکس لیزری به دلیل استفاده از تونر از کیفیت بالایی برخوردار هستند و امروزه طرفداران بسیاری دارند. از خصوصیات فکس لیزری می‌توان به سرعت و دقت بسیار بالا در ارسال و دریافت نامه، اسکن، کیفیت بالای چاپ دیتا، تلفکس، دفترچه تلفن، قابلیت اتصال به کامپیوتر، حالت پیغام گیر، قابلیت ارسال داده با تأخیر، مسدود کردن دریافت نامه، ارسال سربرگ، تأخیر در ارسال و حافظه دریافت (در صورت نبود کاغذ در خشاب دستگاه، اطلاعات را بر روی حافظه خود ذخیره می‌کند) اشاره کرد.
دستگاه فکس لیزری برای شرکت‌هایی که قرار است چند نفر تنها از یک دستگاه فکس استفاده کنند و در طول روز تعداد زیادی فکس ارسال و دریافت می‌کنند بهترین انتخاب است چرا که علاوه بر سرعت بالاتر نسبت به سایر مدل‌ها، مواد مصرفی توسط دستگاه هم به صرفه‌تر است.
دستگاه فکس کاربنی
دستگاه‌های فکس کاربنی برای کار کردن به کاربن نیاز دارند، بدین صورت که کاربن از روی عناصر گرمایی عبور کرده و نوشته را بر روی کاغذ چاپ می‌کند. فکس کاربنی با کاغذ معمولی A4 هم کار می‌کند و نیاز به نوع کاغذ خاصی ندارد.
از قابلیت‌های دستگاه فکس کاربنی می‌توان به قابلیت اتصال به کامپیوتر، حالت منشی تلفنی و ضبط پیغام در صورت نبود شما در حافظه خود و دارا بودن گوشی تلفن جانبی اشاره کرد. با اتصال دستگاه فکس لیزری به سیستم کامپیوتری خود میتوانید از این دستگاه به عنوان اسکنر یا پرینتر هم استفاده کنید. دستگاه فکس کاربنی دارای سرعت متوسط و مناسب شرکت‌هایی است که تعداد ارسال و دریافت نامه‌هایشان در طول روز متوسط است و افراد زیادی نمی‌خواهند از آن استفاده کنند. دستگاه فکس کاربنی در واقع نوع پیشرفته همان دستگاه فکس حرارتی است اما از لحاظ هزینه نگهداری و خرید کاربن برای مصرف در شرکت‌هایی با حجم دریافت متن بالا گزینه انتخابی مناسبی نمی‌باشد.
جهت خرید، تعمیر و پشتیبانی ماشین های اداری میتوانید درخواست خود را به صورت آنلاین در رایابان ثبت کنید تا کارشناسان حرفه ای ما در اسرع وقت با شما تماس برقرار کنند.
دستگاه فکس حرارتی
دستگاه‌های فکس حرارتی مانند سایر دستگاه‌های فکس برای ارسال و دریافت متون و نوشته‌ها از خصوص تلفن استفاده می‌کنند. عملکرد این دستگاه‌ها هنگام ارسال داده بدین شکل است که ابتدا دیتا مورد نظر را اسکن و برای تعیین قسمت‌های سیاه و سفید، حدود هزار نقطه بسیار ریز را می‌خوانند و در آخر متن را به صورت رمزگذاری شده، فشرده کرده و از طریق خط تلفن برای دستگاه فکس مقصد ارسال می‌کنند.
این نوع دستگاه فکس برای چاپ داده‌ها نیازی به کارتریج ندارد و به جای آن از حرارت برای چاپ روی کاغذ استفاده می‌کنند اما این مدل فکس‌ها از کاغذهای معمولی پشتیبانی نمی‌کنند و برای استفاده نیاز به کاغذهای مخصوص است که از گرما پشتیبانی می‌کنند.
از مزیت‌های استفاده از دستگاه فکس حرارتی می‌توان به کم هزینه بودن و دوام و ماندگاری بالا نسبت به سایر دستگاه‌ها اشاره کرد اما از آنجایی که جنس کاغذ مورد استفاده این دستگاه از نوع براق و لغزنده است اطلاعات چاپ شده بر روی آن‌ها پس از مدتی کم رنگ و پاک می‌شوند و یا اینکه نوشته‌ها به شکل ریز و ناخوانا چاپ می‌شوند. دستگاه فکس حرارتی سرعت پایینی دارند و مناسب شرکت‌های کوچک یا استفاده در منازلی است که در طول روز تعداد نامه‌های ارسالی و دریافتی بسیار کمی دارند.
امکانات کلی دستگاه‌های فکس که هنگام خرید باید به آن‌ها توجه کرد:
قابلیت کپی کردن دستگاه فکس
به دلیل وجود قسمت اسکنر داخل دستگاه‌های فکس، تمامی این دستگاه‌ها دارای قابلیت کپی به صورت سیاه و سفید هستند. اما دستگاه فکس لیزری به دلیل استفاده از تونر در هنگام چاپ نسبت به دستگاه‌های فکس حرارتی و فکس کاربنی از کیفیت بالایی برخوردار است.
اسکنر
عمل اسکن گرفتن در صورتی که دستگاه فکس به کامپیوتر متصل شود، ممکن است. نوع اسکن نیز در برخی دستگاه‌های فکس به صورت سیاه و سفید و در برخی دیگر به شکل رنگی هستند که در برخی دستگاه‌ها با سرعت بالا و در برخی دیگر با سرعت پایین انجام می‌شود.
پرینتر
دستگاه‌های فکسی که قابلیت اتصال به کامپیوتر را دارند نیز می‌توانند مانند یک پرینتر عمل کرده و داده‌ها را چاپ نمایند.
حافظه دریافت
ممکن است خارج از زمان کاری‌تان نامه‌ای برای شما ارسال شود و داخل دستگاه فکس شما کاغذی نباشد و یا دستگاه شما خراب شده باشد در این صورت دستگاه‌های فکس با قابلیت حافظه دریافت، موارد فرستاده شده برای شما را تا مدتی در حافظه خود به صورت خودکار ذخیره می‌کنند تا با مساعد شدن شرایط آن‌ها را چاپ نمایید.
ارسال سربرگ
دستگاه‌های فکسی که دارای قابلیت ارسال سربرگ هستند اطلاعاتی مانند نام شرکت، شماره تلفن و... را به صورت متن در حافظه خود ذخیره و داخل تمامی موارد ارسالی توسط شرکت شما چاپ می‌نمایند.
گوشی تلفن
بسیاری از دستگاه‌های فکس تنها به منظور ارسال و دریافت داده‌ها استفاده می‌شوند و تلفن جانبی ندارند. اما دستگاه‌هایی که قابلیت تلفکس هستند قبل از ارسال و دریافت هرگونه داده‌ای نیاز دارند که با مخاطب صحبت کنند به همین دلیل برخی از دستگاه‌های فکس با قابلیت تلفکس دارای یک گوشی تلفن جانبی یا محل نصب در صورت نیاز هستند.
قابلیت پیغام‌گیر
در دستگاه‌های فکسی که دارای قابلیت تلفکس هستند یا گوشی تلفن جانبی دارند این امکان در نظر گرفته شده که در صورت نبود کسی در شرکت یا سازمان، شخصی که تماس می‌گیرد پیام خود را بتواند ضبط کند و یا نامه مرد نظر خود را فکس نماید.
در این مقاله به معرفی دستگاه فکس و سه نوع کلی آن اشاره کردیم. به طور کلی دستگاه‌های فکس لیزری ویژگی‌های مثبت بیشتری دارند و امروزه بیشتر مورد استفاده قرار گرفته‌اند اما با این حال برای انتخاب یک دستگاه فکس مناسب باید تمامی نیازهای خود را در نظر بگیرید تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید.